税理士法人鶴田会計
業務スピードが格段に上がり「まさに求めていたツール」でした。
【会社情報】
会社名：税理士法人鶴田会計（鶴田会計グループ）
本社：名古屋市中村区名駅3-9-13 MKビル5F
事業内容：税務顧問、起業家支援、医療開業支援、相続・事業承継支援 等
社員数：56名 ※グループ合計 ／ 平均年齢：34歳
（うち税理士6名、中小企業診断士1名、医業経営コンサルタント1名、公認会計士1名、行政書士1名、社会保険労務士2名）
同所は税務・会計・経営支援はもちろんのこと、起業家支援、医療介護支援、事業承継支援など経営者のあらゆるニーズにお応えすべく専門チームに分かれた質の高いサポートをご提供されております。グループ会社には、行政書士、社労士法人、その他コンサルティング会社があるため、経営全般をサポートする様々なサービスをワンストップで提供されています。
G Suite でどのように業務効率化を図り会社全体のスピード化と生産性をあげられたのか、そのプロセスと G Suite の活用方法を具体的にわかりやすくご紹介いただいております。
目の前の業務に追われる日々、「G Suite で効率化」
G Suite の導入以前では、確定申告や決算の進捗、納期スケジュールはExcelの管理表で情報共有をしていました。ですが外回りで忙しいスタッフは外出先からExcelへの入力が難しく、同時編集も出来ないため入力の順番待ちといった非効率な作業に悩まされていました。
また、発注依頼や社内申請でも、一度のやりとりでは必須情報が足りず何度もやりとりが発生したり、とにかくバックオフィス側の負担が多く、またスタッフ側も本来集中すべき業務に取り組めず、目の前の業務に手いっぱいで会社全体としての効率化ができていない状況でした。
そこで全体的な業務の最適化と効率化を図るために、クラウドで何か出来ないかと検討していたところ、G Suite が最も適しているんじゃないかということで導入に至りました。
入力順番待ちから、いつでもどこでも同時編集
弊所では、Google スプレッドシートを多用しています。導入前に悩んでいた、Excelの管理表での入力順番待ちに対して、スプレッドシートでは共同編集ができ、スタッフが業務の隙間時間に入力するようになりました。スプレッドシートに置き換えることで、煩雑なイメージがあったExcelでの業務フローが、社員の中で「手軽に出来るもの」といったイメージに変わりました。
また、スプレッドシートを共有することで「業務の見える化」にもつながっています。
例えば、新入社員の進捗も上席者が隙間時間でチェックしリアルタイムに状況を把握することができるようになりましたし、各種セミナーを開催する際にお客様の参加状況をスプレッドシートで管理しリアルタイムに計画とフォローができるので、今では以前の倍のお客様の集客を行うことができるようになりました。
これまでのExcelの運用からスプレッドシートへの運用へ切り替えることにより、効率よく成果を上げることができています。
Googleフォームで申請、スプレッドシートで自動集計。「まさに求めていたツール」
以前はレンタカーの手配や名刺作成などの注文申請をメールや社内チャットで行なっていました。情報に不足がある場合など何度もやりとりをするケースがありましたが、G Suite 導入後は、Google フォームでアンケートを作成し申請事項を定型化、回答をスプレッドシートに集約する事で、総務は漏れなく必要情報を得ることができます。アンケートに回答があるとメールで通知が届き、スプレッドシートの内容を確認して、発注します。
何度もやり取りするムダが省け、まさに求めていた仕組みをカンタンに作ることができました。
その他にも、切手購入申請や臨時報酬の請求申請、人事の自己評価アンケート、残業休日出勤申請などでも活用しています。
社内の情報はGoogleサイトに集約。「あれはどこ？」が劇的に減少
残業休日出勤申請や発注申請、FAX送付状など、頻繁に利用するコンテンツは、全てGoogleサイトに集約しています。
これまでは、新入社員など、入社後に毎日フォーマットの場所や申請方法など聞かれることが多く、総務の負担にもなっていました。
Google サイトに全て集約してから、都度質問されることもなくなり、業務も捗るようになったので、その点は非常に効率的になったと実感しています。
Googleドライブで完全ペーパレス化
社内のデータについても、これまではローカルの共有フォルダに保管していたのですが、データが混在してどれが最新のものかわかりにくいなど、データのやりとりが面倒に感じていました。Googleドライブを活用し、混在していたファイルが一つのリンクで済むので、それを手軽にチャットで共有したり、検索することでデータを探す手間が省けました。
特に会議のケースでは、事前に議事録を作成して共有しておけば会議中に同時編集し議事録をその場で作成することができます。議題によって参加するメンバーの時間帯が異なったりして、議事録担当者がずっと会議に参加して議事録を作成することができないケースもあり、複数人に共有してみんなで同時編集しています。
社内マニュアルもGoogleドライブで共有するようになりました。以前までは、マニュアルを一部紙で配布しており、探し出すのに非常に時間がかかったり、改定されたものを差し替えることが出来ておらず、結局誰も見ないような状態になっていました。
G Suite を導入してからは、完全にペーパレス化をすることに成功しました。
オリエンテーションも画面を見せながら説明して、オリエンテーション後もリンクを共有する事で、後から資料について聞かれることがなくなったので、非常に便利になりました。
お客様と資料のやり取りをする機会が多く、以前は郵送やファックスであったため回収ができなかったり、タイムラグが発生したり、メールでの添付もデータ容量が重すぎて送信できないことがありました。
現在は Google ドライブで特定のユーザーとしてドライブを共有することで社内外問わず、スムーズなデータ共有が可能となりました。必要な資料は全てドライブにアップロードしてもらう仕組みに変えたところ、回収率も上がり、弊所の担当者やお客様からも、資料回収にかかる負担が減ったと言う声をいただきました。
「ここにいないと使えない」がなくなり、業務スピードが格段に上がった
G Suite を導入してみて、ちょっとした隙間時間を有効活用できているので、「ここにいないと業務ができない」がなくなり、時短と効率化で会社全体の業務スピードが格段に上がったと感じています。
スタッフも営業も本業に集中でき、バックオフィスもムダな時間や手間がかからなくなり、会社全体の多くの部分に目が行き届くようになりました。
現在導入して数年経過していますが、Google 自体のバージョンアップや改善によりすごく使いやすくなったと感じています。
これからもどんどん使いやすく、様々な機能が増えていく事を期待しています。
G Suite でさらなる業務効率化を目指していきたいと思います！
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