シックスセンスラボ株式会社

「女性が働きやすい職場環境へ」産休や育休後も、職場復帰しやすい環境が整いました

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※ 経営企画チーム ディレクター 久保 真奈美 様

【会社情報】
シックスセンスラボ株式会社ロゴ
会社名:シックスセンスラボ株式会社
本社:〒810-0021 福岡県福岡市中央区今泉1-20-2 天神MENTビル 6F
事業内容:サプリメント、化粧品のネット通信販売
社員数:導入時3名 現在10名(全員女性)
URL:https://www.sixthsenselab.jp

 

自社で企画・開発したサプリメントや化粧品をインターネットを通じて販売し、ホームページの更新・商品の管理・出荷・カスタマーフォローまで全て自社で行っています。
また社員全員が女性で、「女性が働きやすい職場環境へ」という理念とともに、同じ女性だからこそできるお客様の立場に寄り添ったサービスの提供を行うことを目標とされています。G Suite 導入後どのように効率化、または生産性及び顧客満足度向上につなげられたのか、導入前は「女性ばかりの会社で使いこなせるか?」という思いもあった中で、そのプロセスを分かりやすくご紹介いただいております。

 


 

「仕事が効率的にできるツール」を求めていた

”結論からいうと「使い方次第で、より働きやすい環境になり、仕事が効率的にできるツールだった」”
実際、G Suite 導入前には以下のようなの課題・悩みがありました。
 
・商品に関するお客様からの問合せ対応に、対応漏れが発生していた
・メモ書きや口頭で伝えるなど以外に、情報を共有する仕組みがなかった
・社員の産休・育休後に復帰しづらい環境になっていた
 
このような課題の中、G Suite の存在を知りました。G Suite 導入に至るまで、クラウドを利用した情報管理ツールについて、色々なグループウェアを調査しましたが、次の点をメリットと考え G Suite 導入を決定しました。
 
・一番使いやすく簡単に情報共有ができる
・検索機能が強い
・パソコン操作が苦手な人でもスマートフォンと検索と同じ感覚で使えそう

 

お問い合わせの”対応漏れ”によるクレームが無くなり、顧客数が増加

G Suite 導入後、まずはメールを全員 Outlook から Gmail へ変更しました。
 
以前はメール対応のシステムを導入しておらず、お客様からの問い合わせ対応は、メールをそれぞれのアドレスへ転送し、個別に対応していました。しかしそれでは誰がどの対応をしたのか分からない上に、対応漏れが発生したり、問い合わせ対応内容をナレッジとして共有出来ておらず、対応内容もバラバラになっており、その結果、問い合わせ対応へのクレームが発生していました。
 
G Suite 導入後 Gmail でグループアドレスを作成したり、問合せメールはすべて共用アカウントへ届くように設定しました。グループアドレスに登録された社員全員でメール管理すること、また、対応状況については、スター機能で、スターの有無や色を変え、社員間での対応状況の把握・共有ができた事で、対応漏れによるクレームが無くなりました。
顧客数が約5倍に増え、問合せ件数も1日平均10件ほどから100件を越えるようになり、現在の環境にしていなければ、対応することができなかったと感じています。

 

お客様アンケートに「Google フォーム」を利用。コスト削減と、回答率向上

商品をご購入いただいたお客様へはアンケートのご協力をお願いしています。
これまでの実施方法は商品発送時にアンケートのハガキを同封し、お客様にて記入・返送、回答が弊社に届いたら手入力で集計しておりました。
 
この方法ですと、ハガキの印刷や郵送のコスト、また、集計作業に手間や時間がかかっていました。
またお客様にとっても回答を記入して、返送いただく手間もあり、アンケートの返送が1週間に1通程度で、返送率が非常に悪い状況でした。
 
G Suite 導入後は、商品をお届けした5日後に自動配信メールがお客様へ届くよう設定し、その本文に”Google フォーム”で作成したアンケートのURLを記載したところ、アンケート回答率が5倍になり、また回答がそのままスプレッドシートへ自動集計されるので、集計にかかる手間が省け、業務の効率化に繋がっております。またグラフ化も簡単にできるので、社員全員で分かりやすい形でアンケート結果を共有することができています。

 

報連相は「Google+」を利用。確認したら「+1」

以前はお客様からいただいた感想のおハガキや、メールでいただいたお声などは社内で回覧し紙ベースで管理していました。しかし、それでは回覧を回すのにも時間がかかる上に、必要になった場合に探す手間も都度かかってしまいます。
 

この情報共有と社内の連絡事項には Google のSNS Google+ を活用しました。そのおかげで報連相がスムーズにいくように。
さらに社内掲示板としても活用し、確認したら「+1」ボタンを押すルールを設けました。誰が見たか?見ていないか?も一目瞭然です。
投稿したお客様の声について返答した結果を、コメントとして残すことができます。お誉めの言葉など、コミュニティ内をワード検索できるので、以前のように探しだす手間も省け、効率化に繋がっています。
 

アンケートの返送ハガキで頂いたお客様の声は、ホームページ掲載やフライヤーにすることで販促ツールにもしており、また社員の励みにもなっています。

 

タスク管理も「G Suite」で効率化

タスク管理も、スプレッドシートを活用することで、各メンバーが抱えているタスクをリアルタイムに共有でき、残タスクの管理もしやすくなりました。対応履歴もスプレッドシートの変更履歴で確認することができるので、誰が対応したかも一目瞭然で、手戻りも最小限に抑えられます。常に最新の状態を維持できるので、Webサイト制作の進捗などで利用しています。また取引先との情報の共有にも、スプレッドシートを活用し、作業進捗がリアルタイムにわかるようになりました。
 
今は、従業員も増えたので、きちんとタイムカードのシステムを導入しましたが、パートさんをはじめて雇用した頃はタイムカードとしても活用していました。以前は紙ベースのフォーマットに記入してもらい、経理部門が手入力で集計していましたが、Google フォームをタイムカードのように活用することで、スプレッドシートに自動集計され、集計作業が容易となり、経理部門がとても喜んでくれています。
 

作成したスプレッドシートやフォームは「Googleドライブ」で保存、活用

作成したスプレッドシートや Google フォームで作成したアンケート結果は ”Google ドライブ”に保存されます。Google ドライブを使うことで、作成したファイルを効率よく管理・活用でき、以下のように時短に繋げる事ができました。
 
Excelファイル変更時のファイルの管理
・スプレッドシートで常に最新のファイルを確認できるので、どのファイルが最新なのか分からなくなるといった問題が無くなった
 
必要なファイルを探す
・Google ドライブ内の検索機能で、フォルダ整理の必要が無くなった
 
いつでもどこでも仕事ができる
・どの端末でもネット環境があれば G Suite へログインしてすぐに仕事を始められます。
 出張中でも「あのファイルがないから出来ない・・・」というストレスが無くなった
 
大切なデータを守る事が出来る
・万が一災害が起きて、事務所のPCが壊れるなどの事態が起きても、データはすべてクラウド上にあるので、大切なデータは守られる
 

「使いこなせるか?」「セキュリティに問題は?」 G Suite で不安解消

「女性ばかりの会社で使いこなせるか?」「セキュリティに問題はないか?」など、導入前は不安な部分もありました。ですが操作は簡単で、PC操作が苦手な者でも、スマートフォンを扱う感覚で作業できます。例えばスマートフォンからも、簡単にGmailを見る事が出来ました。セキュリティ面も、社内だけの公開設定に限定するなどの権限設定ができるため、問題はありませんでした。
 
G Suite 導入前と導入後の変化を以下のようにまとめました。
 
1)問合せメールの対応漏れ、情報共有ができないという課題があったが、導入後はリアルタイムに対応・確認が可能になった。対応漏れが無くなったことでお客様のクレームも減り、リピート率も上々になった。
 
2)お客様の声(ハガキ)を管理する際に、手間とコストがかかっていた。特に社員が時間をかけて整理する必要があったが、G Suite 導入で解消された。お客様の声を見たいときに、検索ですぐに見ることができるようになった。
 
3)社内の伝達漏れは G Suite 導入後、情報共有が容易になった事で解消され、生産性の向上、時短に繋がった。業務効率化で社内の活気も上がり、売上増にもつながっていく。一人ひとりの取られる時間が短くなる事で、良いパフォーマンスが実現できる。
 

「女性が働きやすい職場環境へ」産休や育休後も、職場復帰しやすい環境が整いました

弊社の代表には女性が働きやすい環境をつくる、というビジョンがありました。
女性は結婚・出産・育児と人生の転機が訪れます。せっかくキャリアを積んでも、職場の環境次第では諦めなければいけない部分、無理をしなければいけない部分が出てきます。
仕事でも自分らしさを輝かせ、プライベートの時間も充実して、人生を楽しめる。
代表はそんな会社にしたい、という想いがありました。
 
G Suite を活用することで、育休後も復帰しやすい環境をつくることが出来ました。
実際、2名が育児休暇から復帰してきましたが、
育休中でも自宅からメールを確認できる体制。
会議内容はドキュメントで議事録を作り、随時報告。
ハングアウトでミーティングに参加してもらい、長期休暇のタイムラグを感じない工夫をすることで、2人の新米ママは、職場へスムーズに復帰することができました。
 

・Gmail を使って、進捗状況を自宅からでも確認
・組織内にクローズされたSNSを使って、お休みの間も会社からの連絡、共有事項を把握
 
「女性が働きやすい職場環境へ」という理念とともに、上記のように G Suite を活用して、産休や育休を取得しても情報共有ができ、職場復帰しやすい環境。復帰後も無理なく働ける環境を整える事が出来ました。
 

G Suite導入は、会社の為、仕事の効率化の為にもなる上に
社員一人ひとりが、より働きやすく、プライベートも充実させることが出来る仕組みでしたので、
導入していて本当に良かったです。
今では私たちのビジネスに、欠かせない存在です。

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