株式会社キクチメガネ

仕事のやり方や、流れを変える事ができる ”ツール” だと思います。

株式会社キクチメガネ導入事例アイキャッチ画像
情報システム部 部長 中村 佳源 様

【会社情報】
株式会社キクチメガネロゴ
会社名:株式会社キクチメガネ
本社:〒487-8622 愛知県春日井市高森台4丁目11番1号
事業目的:ビジョンケアの推進と実践による快適視生活の創造
取扱商品:メガネ、コンタクトレンズ、サングラス、補聴器、光学品など
従業員:787名 ( 2018年3月)
URL:https://www.kikuchi-megane.co.jp
ネット通販:http://www.kikuchi-eshop.com

同社はメガネ販売を主力事業としており、東海エリアを中心に119店舗を展開しています。「VISION CARE(ビジョンケア)」という理念のもと、常に「よいメガネ」をお客様に提供することを目指されています。“すべての「見る」に、こたえを。”というスローガンのもと、2020年の創業100周年、さらにその先を目指して事業展開されています。


 

社員のニーズにこたえるため ”G Suite” を導入

2006年の4月から全店ネットワークを構築し、グループウェアをオンプレミスで利用していました。これまでのグループウェアでは、ユーザーである社員のニーズに答えられなくなってきたいうことで、 2013年11月に、G Suite へ全店舗同時にリプレースしました。
当然クラウドですので、サーバーも必要ありません。

 

外出先や出張先、どの端末からでもアクセス可能。作業指示が素早く適切に。

まず G Suite の中で、すごいなと思うのは、スマホから、メールやスケジュールに簡単にアクセスができるという点になります。導入してから、社員から「ここいいね」と言われたのは、外出先や出張先からメールの確認が可能となり、問題解決や、部下に対して作業指示が素早く適切に行える点になります。これはオンプレの頃のグループウェアですと、追加オプションを導入する必要があり、かなりの投資コストになる見積もりでした。

また、スケジュール確認も外出先からできますので、よく取引先に訪問して打合せをした時に、「次の打合せはいつやりましょう?」となった時に、スマホでスケジュールの確認をすれば、次回打合せの際の会議室なども、簡単に予約することができます。また打合せに参加するメンバーにメールを送信することもできますので、一緒にきていないメンバーでも簡単に招待でき、この点も非常に助かっております。

また「利用できる端末を選ばない」と言う事です。G Suite にアクセスできるデバイスですが、PCを始めスマホやタブレットもOK、Windowsでも大丈夫、iOSでもAndroidでも全然問題なく、安価なものから高価なものまでデバイスがあると思いますが、機種選定の選択肢が非常に広く、選びやすいなと思います。

 

許可した人だけがアクセス可能。端末管理で ”セキュア” な環境へ。

外部から社内の情報にアクセスされては困ります。個人情報の漏洩とか、昨今よくいわれておりますので、端末ごとの固有の番号で接続する端末を管理するサービスも合わせて導入しています。
弊社では、店舗管理の業務などで外出が多い社員がいて、ファインディックスのアクセス権限サービス「Apps Plus+」 を利用しています。弊社が許可している端末と場所だけが、 G Suite に接続できるようにし、セキュアに G Suite を利用できるようにアクセス制限サービスを合わせて利用しています。

 

進捗管理をスプレッドシートで共有。”報告の簡素化” と ”業務の見える化”

G Suite の中の Google ドライブ でデータ共有を行っており、今まで手作業で行っていた部分が自動化され、かなり作業の省力化ができました。

スプレッドシートを共有してプロジェクトの進捗状況をメンバー全員で確認することで、伝達漏れがなくなりました。
情報システム部では、一ヶ月、半年、一年など比較的長めのプロジェクトがあります。
スプレッドシートでプロジェクトごとのスケジュールを作成し、担当者が進捗を記入します。
私はそれを見れば、今担当者の作業がどこまで進んでいるか、何をやっているのかが把握可能となりリアルタイムでのプロジェクトの進捗とメンバー間の情報共有ができました。

あと弊社は、365日営業のシフト勤務となっています。その日に全員出勤ということはなかなかありません。スプレッドシートを共有してお互いの仕事の進捗を確認することにより、プロジェクトの伝達モレが軽減できより効率的となって働き方改善へ繋がっています。

また共有化よって、報告の簡素化と、業務の見える化ができます。業務の指示者が最新の状態をすぐに確認できますので、部下にスプレッドシートを記入してもらえば、メールやメモなどを減らすことが可能となります。以前はメールやメモなどが飛び交っていましたが、共有化によってかなりスッキリしています。自分の机の上も、メモが少なくなって嬉しく思っております(笑)

 

フォームの ”自動集計” 機能で「200回」のエクセル入力作業が「0」

フォームの機能で簡単なアンケートを作成でき、データを集計する事ができます。

弊社では、チラシなどの販促物を担当してる企画部門があります。 G Suite 導入前は、全店舗に「〇〇のチラシ何枚ほしいですか?」の質問用紙とFAXで送って確認しておりました。各店舗がそれぞれその紙に記入してFAXで返信し、そのFAXを担当者が手入力でエクセルに入力して集計していました。
これは、かなりの作業量となり、入力ミスを防ぐため二重チェックの手間を掛けています。

フォームを利用するようになり、アンケートの作成も簡単で、「チラシは何枚必要ですか?」とメールで全店一斉に送信します。受信した店舗はフォームの画面を開いて、チラシの必要枚数を記入して送信します。企画部門の担当者には、返答がすべてスプレッドシート上で自動集計されますので、それを加工もできますし、エクセル形式でダウンロードして加工する事もできます。

「スプレッドシートで自動集計されデータ入力の必要がない。」ことはたいへん喜ばれています。
各店舗分130枚くらいを全部エクセルに入力するというのは、担当者の負担が大きく、入力した後も再度目視でチェックしていました。それが何もなくなり、120回、200回入力していたのが「0」になり集計業務の効率アップと時間の短縮、業務軽減に繋がっております。

 

タブレットで外商活動、資料は”Google ドライブ ”、活動報告は”スプレッドシート”を活用

当社では、百貨店に入っている店舗があり、外商の担当がいます。お客様先へ眼鏡のご相談などに行くのですが、その当時は結構分厚い資料を持ち運んでいました。
今では、外商担当は iPad で Google ドライブに保管された情報にアクセスするようにしています。

iPad からのアクセスも、アクセス制限をかけており、他の iPad や端末からは絶対に Google ドライブ にアクセスすることはできません。その外商担当の iPad からしかアクセスできないということになります。また iPad には何もダウンロードできないようにしてありますので、端末内には何も情報は存在しません。ですから、あってはいけないですが、仮に iPad の紛失時でも安全が担保できます。以前のように自分のカバンにたくさんの資料やカタログをいれて、ということがなくなりました。

また、外商活動ですので、出先から今日の活動報告をするときに、必ず店舗に戻っていましたが、店舗にもどることなく iPad からスプレッドシートで作成された活動報告書を開いて入力するようにしています。マネージャーも、その報告書を共有しています。

クラウドでもセキュリティを安全に利用できるということになります。

 

オンプレミスからクラウドで導入コストも1/3に。

これまでのグループウェアはオンプレミスの環境で運用していました。5年ごとにサーバーをリプレース、しかもグループウェアもバージョンアップコストやモバイルアクセスはオプションで別途費用がかかるなど、予算確保も大きな負担でした。それがクラウドになり、これまでのサーバーやソフトウェアのリプレースにかかるコストと比べて1/3のコストで導入できました。予算申請や稟議に頭を悩ませる必要もなくなりました。

今ある技術を使い新しい視点で仕事のやり方や、流れなどを変える事が大切と考えます。
弊社は G Suite を利用して少しづつ改善を図ってきましたし、進化している G Suite を利用し更なる働きやすさ・効率化を目指していきたいと考えています。
私共のやり方がベストとは言えませんが、何かの参考になれば良いかなと思っております。

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