わがまちくん、まいまいちゃん

【会社情報】

会社名：宗像農業協同組合
本社：〒811-3436 宗像市東郷4丁目3－1
事業内容：営農指導事業・生活指導事業
　　　　　信用・共済事業
　　　　　旅行・福祉・葬祭事業
職員数：臨時、嘱託含め409名（1店舗1ライセンス、全13店舗で導入）

URL：http://www.ja-munakata.or.jp
 
主に福岡県の宗像市、福津市で事業展開を行なっている同組合は、農家の方々に対しての営農指導を始めとし、葬祭事業や介護施設などへの生活指導も行っております。また、メインになっているJAバンク・JA共済などの銀行業務や保険事業まで幅広く行っています。

社内全体のペーパーレスの仕組みが欲しかった

当組合では外回りの営業が40名ほどおり、営業の実績表などを各店舗ごとに印刷し紙媒体で配布したり、社内業務の案内文書なども紙媒体にて回覧をしておりました。
そのため毎週７種類ほどの社内文書配布だけで印刷代など、年間100万円単位のコストが掛かっていました。
また、お客様に配布するチラシのサンプルが出来上がると、朝晩２回の社内便にて回覧、チラシの印刷注文時も、注文用紙に記入してまた社内便にて返送など、郵送費や人件費にもかなりのコストが。
「どうにか無駄な経費を削減できないか？」と悩んでいたところ、 Google ドライブ でのデータ共有に着目。最初は無料版で活用していましたが、容量と機密情報取り扱いの懸念点から、G Suite 導入を決定しました。

シンプルで使いやすいツールに、社内での評判も上々。

当組合は、管理職内の一番若い支店長でも、40代前半。一番年配の支店長で定年間近という、比較的年齢層が高い職員が多く。そのため、G Suite を導入してペーパレス化を目指すにあたって一番にあがったのは、「使いこなせないのではないか？」という声でした。
たしかに、紙をデータとして保存することになるため、Googleドライブを開いて目的のデータにすぐたどり着けるかどうか、というところは懸念点ではありました。
そこで、簡単にデータにたどり着けるよう、Google ドライブ にアップロードしたデータのリンクをGmail の本文に貼り付けて共有することによって、そのリンクからワンクリックで飛べるように工夫しました。
このような方法を案内すると「これならわかりやすいね」と、ITに詳しくない人でも簡単に使いこなすことができています。

会議資料もドライブで事前共有。「紙媒体での回覧はほとんどなくなった」

G Suite 導入後は、外回り営業の実績表など、タブレットからGoogle ドライブにアップロードして、共有させるようにしました。これにより、外出先からでも、いつでもどこでもデータが確認できるようになりました。
本当に簡単にデータが共有できるので、実績表以外にも様々なデータをペーパーレス化して活用しています。例えば会議資料。今までは紙媒体にて事前にそれぞれに配布、会議当日に持参させていたものを、共有のフォルダーにアップロードしてしまえば、当日までに各自空いた時間に閲覧出来るようになりました。もちろんお客様に配布するチラシのサンプルも Googleドライブ で共有。紙媒体での回覧はほとんど必要なくなりました。

煩わしかったチラシ注文のやりとりは Google フォームで解決。

G Suite 導入前は、お客様に配布するチラシの注文のやりとりを全て紙媒体にて行なっていました。各店舗で欲しいチラシのデザイン、必要枚数を独自の注文書に記入し、取りまとめている本店へ社内便にて郵送。本店は、その注文書をもとに必要枚数などを集計し、印刷をかけていました。
人の手を介するため、集計にミスが生じることもありましたし、何より人件費と郵送費、印刷費がかかっていました。
現在は、Googleフォーム でチラシの注文書フォームを作成し、注文のやりとりをするようにしています。チラシが欲しい店舗は空いた時間に、どのチラシを何部、いついつまでにとアンケート形式で入力するだけでOK。結果は自動的にスプレッドシートに集計されていきます。
注文を受ける側も、取りまとめて集計する必要はなく、都度スプレッドシートを確認すれば一目瞭然です。また、スプレッドシートは注文した側も見れるため、対応が済んだら「対応済み」と入力しておけば、いちいち対応されているのかどうかを本店に電話やメールで確認する必要もなくなりました。

データの共有は、ファイルストリームで。”もっとずっと簡単” に

Google ドライブ にデータをアップロードする方法も、Google ドライブファイルストリーム というアプリで、簡単にできています。 例えば、チラシのデータが出来た際に、いちいち G Suite にログインしてドライブを開いて・・・というのが通常のやり方ですが、Google ドライブファイルストリームを使用すると、デスクトップ上にあるフォルダーにチラシのPDFをドラッグ&ドロップで入れるだけです。
あらかじめフォルダーに共有の設定をしておけば、データにいちいち共有をかけることなく、ファイルをドラッグ&ドロップした瞬間から全員が閲覧することができますので、本当に便利だなと感じております。

G Suite を導入してみて、従来の紙媒体、帳票などでやりとりをしていた方法では、そこに何年も無駄なコストや時間をかけていたのだな、と気づかされました。G Suite を使う事により、コスト削減や業務の効率化が出来たと実感しています。現在は各店舗にタブレットが一台のみですが、今後はタブレットの台数を増やし、会議なども完全にペーパーレス化出来るよう、進めています。

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